La mise en place du livret d'accueil
Lors d’une rétrospective mensuelle, nous avons eu l’idée de créer un livret d’accueil. Le problème rencontré : au moment de l’intégration, certains d’entre nous avaient la sensation de manquer d’informations. Si, à chaque nouvel arrivant dans l’équipe, une personne se propose pour l’accompagner, le livret d’accueil est apparu complémentaire. Décryptage.
Créer un livret d’accueil : pourquoi ?
L’arrivée au sein d’une nouvelle entreprise est significative de changements : on doit retenir de nombreuses informations. Alors par où commencer ? Le livret nous a semblé être un outil “facilitateur” lors de l’intégration. Attention, il ne doit en rien changer le partage d’informations à l’oral, mais doit être complémentaire. C’est un repère écrit, ce qui signifie que les informations sont toujours disponibles.
C’est d’autant plus important qu’au sein de Sogilis, nous n’avons pas de manager : en effet, chacun est responsable et autonome. Quand un nouveau membre arrive dans l’équipe, il a donc beaucoup de questions.
Avoir toutes les informations importantes… en un livret court
Utile, le livret pose les informations d’ordre pratique. Mais bien au-delà, il présente l’équipe et nos valeurs, à notre manière. Récapituler les informations importantes et comprendre l’univers de Sogilis : voici les deux missions du livret d’accueil. Un complément pour la personne qui se porte “référente” du nouvel arrivant, sur la base du volontariat, et un gain de temps en évitant d’aller “à la pêche aux informations”.
Mise en place du livret : bien commencer
Alors comment créer un livret ? À trois, deux développeurs et moi-même (chargée de com), nous avons conçu les grandes lignes du livret d’accueil et l’avons soumis à l’équipe. Un bon test pour n’oublier aucun élément important. Le postulat de base : qu’ai-je envie de savoir en arrivant au sein de Sogilis ?
Les règles que l’on se donne afin que cela fonctionne :
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être concis : des phrases courtes, des informations faciles d’accès
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donner envie
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être une bible interne… pour l’interne ! Un livret qui nous ressemble, un ton adéquat à notre état d’esprit
Finalement, être précis, drôle et informatif à la fois.
L’organisation du livret à la loupe
Une culture partagée : qui on est, comprendre d’où on vient pour mieux appréhender ce que l’on fait aujourd’hui. Notre histoire, notre actualité, nos objectifs.
Valeurs : notre vision et nos missions, car on a besoin de tous regarder dans la même direction pour que l’entreprise fonctionne bien. On a même eu des idées de commandements (“Tes projets, tu choisiras” ou encore “Tes nouveaux collègues, tu adopteras”).
Trombi : des mini bio de chacun, de ce qu’on aime et ce qu’on n’aime pas.
Vie interne : toutes les informations pratiques.
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les rendez-vous internes : rétrospective mensuelle, entretien individuel, update financier, Sogiday, etc.
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l’organisation : télétravail, mutuelle, etc.
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le processus de recrutement : ici, c’est l’équipe qui recrute
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les budgets par personne (participation à des conférences, ordinateur, déplacements…)
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l’essentiel : le tournoi Sogipong, les activités diverses, le café, etc.
Mise en place d’un projet : les développeurs choisissent les projets sur lesquels ils souhaitent participer. Oui mais, en détail, avoir un rappel du fonctionnement, ça peut toujours aider quand on est nouveau. D’autant plus sachant que c’est l’équipe fait elle-même les avant-ventes.
Outils internes et externes : Basecamp, Github et les outils pour nous aider à travailler ensemble, ainsi que ceux à destination de l’externe (blog, réseaux sociaux, etc.).
Questions à se poser lorsqu’on arrive : les premières questions qui nous viennent à l’esprit pour bien commencer : quels sont les projets en cours ? Quand puis-je télétravailler ?
Lexique du néophyte : pour finir, afin que tout le monde comprenne notre jargon.
Le test : les premiers feedback
Luc et Victor sont arrivés récemment au sein de l’entreprise, je leur ai donc demandé leur avis sur le livret d’accueil. Sans se concerter, voici ce qu’ils m’ont répondu.
Luc : “Le livret d’accueil permet d’avoir une référence sur la quantité importante d’informations que l’on nous transmet à l’arrivée dans l’entreprise. D’une part, il permet de fixer les grands principes de notre entreprise sur les valeurs et objectifs, et d’autre part, de donner les principaux repères organisationnels. Le petit plus, c’est le trombi ! Il permet de rapidement comprendre qui est qui.”
Victor : “Le concept de l’entreprise libérée est attractif quand on le découvre, mais après l’embauche, cela soulève surtout beaucoup de questions sur l’organisation pratique de la chose. Le livret permet de s’y retrouver en donnant une vision de la vie de la boite, du vocabulaire et des outils utilisés. Lire le trombi est instructif pour découvrir ses collègues et très amusant à relire une fois qu’on les connaît et qu’on comprends mieux les privates jokes. Un cadeau idéal à glisser sous le sapin.”
Des premiers avis positifs, qui prouvent l’utilité du livret d’accueil. On rajoutera des éléments et pourra faire des modifications selon les besoins : maintenant, il est prêt à vivre !
Et vous, qu’attendriez-vous d’un livret d’accueil ?
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